“Programa permite gerenciamento e armazenamento dos dados com segurança atende a Lei Geral de Proteção de Dados.”
Já não é novidade que um bom atendimento vai além daquele feito dentro das oficinas. Hoje em dia, o pós-vendas é tão importante para a boa reputação da empresa quanto o serviço de troca ou reparo feito pelo mecânico. Alertar o dono do carro sobre futuras revisões, promoções e parabenizá-lo pelo aniversário são iniciativas que contribuem para o fortalecimento da marca junto ao consumidor. Mas, para que isso seja possível é fundamental que a empresa possua um cadastro com informações importantes sobre o cliente e o veículo dele. No entanto, o cadastro por si só não basta. É preciso ter um bom programa de gerenciamento e armazenamento desses dados. “É de vital importância a utilização de um software de gestão para gerenciar melhor as atividades do dia a dia. Ele garante segurança aos dados e agilidade na criação de ações para manter a proximidade com o cliente”, explica Fábio Moraes da Ultracar, responsável pelo desenvolvimento da Ultracarweb, sistema de gestão para oficinas mecânicas.
A nova Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), promulgada em setembro de 2020, estabelece uma série de regras para o tratamento dos dados pessoais e, responsabiliza criminalmente o indivíduo que divulgar essas informações sem autorização. Com a informatização fiscal de nosso País, as empresas, ao emitir as notas fiscais eletrônicas, passaram a ter acesso a muitos dados pessoais dos clientes e também aos chamados sensíveis (como RG, CPF, endereço, telefone, etnia, orientação sexual, entre outros) aumentando consideravelmente a responsabilidade do prestador de serviço sobre essas informações.
Portanto, a escolha de um bom software de gestão, que reúne todos esses dados, torna-se fundamental para garantir a segurança do cadastro do cliente “Com esta nova legislação a oficina é obrigada a “cuidar”, garantir” a segurança de todas as informações do cliente. Isso significa que em nenhuma hipótese estes dados devem sair de dentro da oficina sem uma autorização formal do dono destes dados”, revela Moraes. De acordo com o executivo, para garantir a segurança dos dados, a oficina deve:
❖ Ter um documento da empresa que fornece o software de gestão informando que segue todas as recomendações da LGPD;
❖ Cobrar uma formalização da empresa que fornece o software de gestão de sua oficina sobre a manutenção do backup dos dados e principalmente que ela não usará destes dados para quais outros fins que não sejam os objetivos propostos no contrato firmado entre a oficina e a empresa de software;
❖ Não repassar dados dos clientes para empresas terceirizadas, como por exemplo, empresas que fazem o pós-venda sem uma autorização por escrito do dono dos dados (seu cliente);
❖ Ajustar o orçamento ou o check-list para que o cliente assine permitindo que sua oficina manipule os dados dele, sem revelar para terceiros.
A escolha de senhas fortes, contendo números, letras maiúsculas e minúsculas e caracteres especiais (*, %, @ etc), é outro cuidado que o dono da oficina deve ter para manter os dados dos clientes preservados. Uma opção é substituir letras por símbolos. Exemplo: na palavra “senha”, pode ser escrito como “53nh@” pela semelhança dos caracteres e letras.
Sobre as senhas, a LGPD também orienta a troca sempre que um administrador ou alguém com acesso ao sistema se desligar da empresa e/ou a cada 60 dias. Outros cuidados, ainda para blindar dados cadastrados na oficina são: contratação de um
sistema antivírus, evitar que na mesma máquina onde se utiliza o sistema que guardam dados de clientes sejam abertos e-mails particulares ou acessados sites com conteúdo duvidosos e realizar backup (cópia) dos dados com regularidade, para evitar perdas de dados.
Para aumentar a sua segurança, o dono da oficina pode solicitar ao cliente que assine um termo, inserido dentro da própria ficha de cadastro de ciência e autorização de processamento de dados (colheita de dados pessoais e indicação de seu uso para a prestação de serviços da oficina). Recomenda-se guardar os registros durante cinco anos. Fora os cuidados com os dados dos clientes, o empresário deve preservar as informações dos funcionários que trabalham na empresa.
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